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August 2, 2024, 5:39 pm

Dans certains cas, les équipements utilisés par les commerçants sont déjà en accord avec la réglementation. Pour ces derniers, une simple mise à jour ainsi qu'un certificat de conformité du fournisseur seront suffisants pour être en conformité avec la loi. Concernant les logiciels multifonctions (comptabilité/gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement, et non l'ensemble du logiciel, devront être certifiées. Plus d'informations: Questions / Réponses sur le site de la direction générale des Finances publiques [PDF; 175 Ko] Lire aussi: E-commerçants, quelles obligations d'information devez-vous remplir envers le consommateur? Qui est concerné par l'obligation de certification? La loi n'impose en aucun cas aux professionnels d'utiliser un logiciel ou un système de caisse. Les commerçants n'en utilisant pas ne sont donc pas concernés par la mesure. Elle concerne par contre tous les commerçants – et plus largement tous les professionnels assujettis à la TVA – qui enregistrent les paiements de leurs clients via une caisse enregistreuse, un logiciel ou un système de caisse, tous secteurs d'activité confondus.

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Depuis maintenant plusieurs générations, la caisse enregistreuse est un outil qui accompagne de nombreux commerçants au quotidien. À sa création, son principal rôle était d'encaisser les paiements des clients et d'empêcher que les employés puissent se servir dans la recette. Depuis, cet équipement a bien évolué pour devenir un outil de gestion à part entière. Toutefois, pour des raisons administratives et sécuritaires, la conception ainsi que l'utilisation d'une caisse enregistreuse sont soumises à des lois. Tous les commerçants sont d'ailleurs tenus de connaître ses réglementations afin d'éviter les sanctions et les problèmes avec les autorités fiscales. La caisse enregistreuse est-elle obligatoire? Actuellement, l'utilisation d'une caisse enregistreuse n'est pas encore obligatoire pour les commerçants. Cela signifie qu'ils sont encore en mesure de la remplacer par un facturier ou par un carnet à souche traditionnel. En revanche, à partir du moment où le gérant d'un établissement assujetti à la TVA décide d'y introduire une caisse enregistreuse moderne, il devra se conformer à la nouvelle loi des finances parue en 2018.

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Votre caisse enregistreuse ne peut être certifiée conforme. Une caisse enregistreuse certifiée (NF525) doit pouvoir: Identifier les processus et données d'encaissement Sécuriser l'enregistrement des données relatives à l'encaissement Permettre la traçabilité des opérations d'encaissement Archiver et conserver les données d'encaissement Ne pas proposer de fonction permettant d'occulter les données d'encaissement La principale obligation que doit remplir votre caisse enregistreuse est la transparence. Toutes vos opérations doivent être accessibles et archivées. Besoin d'une caisse enregistreuse? Obtenez des devis Comment être sûr que ma caisse enregistreuse remplit toutes les obligations légales? Pour s'équiper, vous avez deux possibilités: Remplacer votre matériel ou votre logiciel de caisse Si elle est possible et disponible, exécuter la mise à jour de votre logiciel de caisse Pour être certains que votre caisse enregistreuse et son logiciel sont dans les règles, ils doivent être certifiés conformes.

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En effet, si l'article 88 de la loi de finances pour 2016 ne mentionne aucune obligation quant à l'utilisation d'une caisse enregistreuse, les restaurateurs qui en sont déjà équipés doivent obtenir un certificat de conformité ou une attestation individuelle fournie par l'éditeur du logiciel dont ils disposent. Cette règle est en vigueur depuis le 1er janvier 2018. Destinée à lutter contre la fraude contre la TVA, la loi oblige en effet les restaurateurs disposant d'une caisse enregistreuse à prouver que leur équipement permet de: Conserver les données sur une période précise; Archiver les données en respectant l'intégrité des informations contenues; Sécuriser les données et les justificatifs; Enregistrer les données sans qu'elles ne puissent être modifiées ou supprimées. Votre restaurant est déjà équipé d'une caisse enregistreuse, il faudra donc obtenir un certificat ou une attestation pour prouver aux autorités la conformité de votre équipement. Dans le cas contraire, vous risquez une amende pouvant aller jusqu'à 5 000 € par caisse enregistreuse frauduleuse.

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En définitive, une caisse enregistreuse, en plus de vous aider efficacement à vous acquitter de vos obligations comptables, devient un véritable outil de gestion de votre commerce. Elle vous fait gagner du temps, ce qui vous permettra de vous consacrer à toutes les autres tâches indispensables au fonctionnement et au développement de votre activité professionnelle. Qui plus est, en fonction de vos besoins, vous pourrez acheter une caisse enregistreuse ou la louer. L'offre en la matière est vaste et vous trouverez sans peine la solution d'encaissement la plus appropriée à vos exigences. Comparez les prix des fournisseurs de caisses enregistreuses Les tarifs peuvent varier selon votre projet et votre ville.

A noter qu'il incombe au professionnel de faire la demande du certificat de conformité à son fournisseur, celle-ci n'étant pas fournie automatiquement avec le logiciel de caisse.