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Comment vos données seront-elles conservées et sécurisées? À quelles spécificités techniques devra-t-il répondre (contrat de licence ou en mode SaaS, intégrations à prévoir parmi les outils informatiques en place, comme un logiciel de paie, méthode de développement, etc. )? Quelles sont les priorités dans l'implémentation des différentes fonctionnalités? Le but est de rédiger en détail l'ensemble des exigences que vous formulez à l'égard de votre projet SIRH. Étape n° 3: fixer le budget L' enveloppe budgétaire doit être définie précisément au sein même du cahier des charges afin de mettre d'accord la maîtrise d'œuvre et la maîtrise d'ouvrage. Toutes les parties prenantes doivent être informées des contraintes budgétaires dès le début du projet. Des précisions sur le mode de financement peuvent aussi être amenées (par exemple en leasing, lots, etc. ). Étape n° 4: définir les besoins fonctionnels Quels sont les domaines fonctionnels que devra couvrir votre SIRH? À la suite logique de ce que vous avez défini en amont, détaillez vos besoins et vos attentes pour chaque processus RH afin que l'éditeur étudie quelle sera la meilleure réponse à apporter.
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Parmi ses intérêts: recenser avec précision les besoins, les spécifications et les exigences de l'entreprise pour son futur système d'information des ressources humaines; décrire toutes les fonctions dont il devra être pourvu afin d'orienter le choix du logiciel; faciliter la compréhension des enjeux du projet SIRH, et centraliser les informations essentielles pour tous les acteurs du projet; être un document de référence pour l'équipe projet et un outil de pilotage clé pour le chef de projet, afin d'assurer le bon déroulement du projet. Le cahier des charges est donc à la fois un document contractuel et une base de référence commune et compréhensible par toutes les parties prenantes au projet, qui peuvent s'y référer dès que nécessaire. Les principaux éléments du cahier des charges SIRH Voici les éléments fondamentaux que devra comporter votre cahier des charges, pour couvrir tous les aspects importants et en assurer une utilisation efficace: Présentation de l'entreprise présentation de l'entreprise et de son activité, stratégie globale de l'entreprise, organisation des différentes entités.
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Il s'agit d'un véritable outil de pilotage qui est le document de référence du projet SIRH et un outil de suivi des étapes afin d'implanter efficacement le logiciel au sein de la société. Comment construire le cahier des charges de votre projet SIRH? Afin de réaliser un cahier des charges efficace pour votre projet SIRH, voici 6 conseils à suivre: 1. Établir un audit Tout d'abord, réalisez un audit de l'existant. Vous devez recenser toutes les informations nécessaires à l'élaboration du projet SIRH, sur votre entreprise, vos effectifs, votre service RH actuel, les freins et problématiques rencontrés par le service, les logiciels utilisés, etc. 2. Déterminer les objectifs Ensuite, pour un projet SIRH réussi, vous devez définir les enjeux et objectifs à atteindre grâce à sa mise en place. Vous devez savoir quels sont les résultats attendus. 3. Définir un budget Il est impératif de définir un budget alloué à ce projet afin de savoir quel type de solutions seront les plus adaptées. Par ailleurs, les moyens et modes de financement de votre projet SIRH doivent être détaillés, et connus de tous.
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Pour conclure, la réalisation d'un projet SIRH doit se préparer en commençant par la réalisation d'un cahier des charges. La réussite de ce projet repose en grande partie sur cette préparation qui doit être structurée et précise afin d'obtenir la solution SIRH la plus adaptée à son entreprise.
Cette étape permet de mettre en avant ce que l'entreprise attend réellement d'une solution SIRH et quel éditeur peut répondre efficacement à ces attentes. Aspect technique: La mise en place d'un outil SIRH peut s'avérer complexe au niveau technique. De ce fait, il est nécessaire de déterminer l'ensemble des caractéristiques techniques dans le cahier des charges SIRH. Par conséquent, tous les besoins techniques ainsi que l'état des lieux de l'environnement technique actuel doivent être listés dans ce document. Aspect financier: Le coût d'une solution SIRH varie selon le nombre de modules à déployer et la taille de l'organisation, mais quoi qu'il en soit son déploiement représente un réel investissement financier pour les entreprises. Les moyens budgétaires et les modes de financement doivent être détaillés dans le cahier des charges SIRH. Par conséquent, la définition du budget reste une étape incontournable dans l'implantation d'un SIRH qui doit être précisée dans le cahier des charges afin d'être connue de tous.
D'autant plus que ces éléments pourront servir d'indicateurs de performance. Les enjeux d'un SIRH peuvent êtres multiples: fluidifier les processus RH, avoir une plateforme collaborative pour que l'ensemble des collaborateurs ait accès aux données, sécuriser les données RH, etc. Ensuite, ces enjeux sont déclinés en objectifs globaux ou identifiés pour chaque processus. L'objectif est de rédiger précisément l'ensemble des exigences pour le projet SIRH. Ces exigences sont généralement d'ordre: légal: respect du RGPD par exemple, technique: mode d'acquisition de la solution ( SAAS ou Licence), intégration dans le paysage informatique (connexion avec l'Active DIrectory, interfaces à prévoir avec des solutions existantes pour éviter les ressaisies, etc. ), méthode d'implémentation, reprise de données... financière: mode de financement (leasing, lots, etc. ) fonctionnel: liste des principaux processus à digitaliser, éventuellement spécifier les processus qui ne sont pas inclus. temporel: préciser si possible quels processus sont urgents, prioritaires, ou réalisables dans un second temps.