Gestion Documentaire Qualité
15 Mar Trouver facilement et rapidement un document archivé constitue la problématique centrale de toute entreprise. Pour l'aider dans cette démarche, des entreprises comme AGS avec son pôle Archivage proposent d'optimiser la gestion documentaire des archives. Avec à la clé une solution efficace qui présente bien des avantages. 1. Une garantie de conformité avec la loi La conservation des archives n'est pas qu'un jeu d'enfants! Opter pour une gestion réfléchie et efficiente permet aux entreprises et aux institutions de se trouver en conformité avec la loi. D'autant plus que la conservation représente pour certaines un véritable casse-tête, car la durée légale varie en fonction du type de documents (entre un an pour la comptabilisation des horaires des salariés à 30 ans pour un contrat d'acquisition d'un bien immobilier). Grâce à une meilleure maitrise de l'information et des processus documentaires, les sociétés améliorent la qualité de leur gestion documentaire et réduit le nombre de cas de non-conformité.
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Vous gagnez donc en souplesse sur ce point. Libre à vous de les conserver (ou pas), tant que vous êtes en conformité avec la norme en vigueur (gare aux mises à jour! ). L'apparition de la notion d'information documentée prend le relais sur ces anciens documents désormais facultatifs. Ici encore, pas de caractère obligatoire. L'essentiel est de disposer d'informations documentées là où la norme l'exige; en d'autres termes dans la plupart des chapitres ainsi qu'à tout autre endroit où les informations documentées sont nécessaires pour garantir l'efficacité du système de gestion qualité de votre firme. Avec la disparition de la notion de procédure obligatoire, l'exigence de détenir une procédure par processus s'éteint elle aussi. Lorsque le processus le permet, les informations documentées qui s'y rapportent peuvent ainsi être composées d'autres types de documents, comme des instructions ou bien des modes opératoires, sans pour autant contenir de procédures. La conservation de l'ensemble des documents qui étaient en place dans la compagnie, avec leur mise à jour au besoin, est envisageable dans un premier temps.
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Cet outil, réservé aux administrateurs, vous permet d'observer l'évolution des flux d'informations et des actions utilisateurs. Optimisation et compatibilité Un gain de temps et de productivité La gestion de la qualité, notamment pour les TPE/PME et les grandes entrerises, passe par une gestion électronique simplifiée des documents. L'usage d'un logiciel GED ne doit pas complexifier vos processus et votre gestion des flux: il est au contraire question de gagner du temps face à la multitude des documents à traiter. En tant qu'outil de convergence, notre solution GED mise sur l'interopérabilité pour centraliser et optimiser vos flux d'informations: Qualios Doc est donc compatible avec les documents de vos progiciels métiers tels que votre logiciel RH, votre annuaire LDAP, votre solution de comptabilité comme Sage... La mise en place de notre solution GED est ainsi l'occasion d'une intégration de vos procédures, logiciels et habitudes. N'attendez plus pour simplifier votre GED Précision et facilité Un suivi précis de votre workflow et de vos flux documentaires Qualios Doc est un véritable intranet de gestion, avec des tableaux de bord ainsi qu'une arborescence personnalisés en fonction de votre entreprise.Les équipes de QUAL'NET sont à votre disposition pour vous présenter nos outils et vous apporter des réponses à vos besoins. Demandez une démonstration! La société QUAL'NET est certifiée ISO 9001-2000 dans la conception, le développement, l'installation de ses logiciels et les formations associées. Elle est aussi engagé dans une démarche de développement durable. QUAL'NET Web: Courriel: